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              招標機構電子化采購平臺解決方案
              2014-11-05 百和軟件網
               

              1       概述

              招標代理機構長年招標采購工作量巨大,傳統的招標信息發布、招標過程管理及評標專家管理模式越來越不能滿足工作需要。為了提升公司招標采購管理水平和工作效率,展示企業工作形象,提高對招標采購信息的跟蹤管控能力,實現管理過程的數字化、網絡化和信息化管理,招標代理機構提出了打造招投標綜合業務管控信息平臺,實現內外網協同辦公的新構想,該平臺的建設將對于規范招投標行為,提高招標管理工作水平和資源配置效率具有十分重要意義。為此,鄭州百和軟件有限公司從招標代理機構綜合招標管理工作的實際業務出發,量身打造此《招標機構綜合業務管控信息平臺解決方案》。

              百和招標機構綜合業務管控信息平臺是百和公司在深入分析招標機構的業務需求與實際應用的基礎上,專門針對招標機構開發的綜合業務信息系統,涵蓋了招標機構從項目機會、項目前期、項目立項、招標文件、招標公告、應標管理、開標管理、評標管理、評標報告、定標管理及結果公告的全過程管理,同時包括招標機構內部辦公自動化、通用公文的流轉審批、郵件管理、即時通訊、考勤管理、會議管理等,既適用于單體招標機構,又適用于跨地域、多分支機構的集團式招標機構,為各類招標機構提供一個集辦公自動化、招標業務處理、招標費用管理等為一體的協同工作平臺。

              1.1     項目實施目標

              1)        提高公司管理水平,規范日常業務操作

              主要內容包括:項目備案、合同管理、項目管理、資格預審文件及公告管理、招標文件及公告管理、開評標管理、中標管理、檔案管理、招標人管理、投標人管理、統計分析管理以及專家庫的建設、抽取和考評等管理功能。

              2)        豐富財務管理手段,增強收繳匯總能力

              主要內容包括:實現標書費在線管理和收繳、保證金在線管理、收繳及退還、服務費在線管理和收繳、統計分析和資料匯編管理等功能。

              3)        提升公司形象展示,搞好公司網站建設

              為充分展示企業形象,方便招標人、投標人、評標專家以及各相方利益方的信息管理和數據共享提供入口,需要建設一個界面大氣、功能實用、管控能力強、業務處理效率高的業務網站。

              4)        加強行政管理職能,提高辦公溝通效率。

              主要內容包括:固定資產管理、通知公告、制度管理、公文管理、會議管理、個人郵箱、以及個人工作日程等功能。

               1.2    總體技術特點

              Ø  業務流程驅動

              Ø  統一消息管理

              Ø  統一備份管理

              Ø  即時通訊服務

              Ø  業務監控跟蹤

              Ø  嚴密安全管理

              Ø  深度數據挖掘

              Ø  融入多種智能技術

              1.3     總體接口規劃

              Ø  CA認證接口

              Ø  銀行實時賬務處理接口

              Ø  短信設備接口

              Ø  語音設備接口

              Ø  指紋識別設備接口

              Ø  與現有信息系統的數據流轉接口

              Ø  二次開發業務接口

              2 主要功能模塊

              2.1     WEB服務

              2.1.1 采購網站

              該子系統實現將企業信息展現的采購信息,主要是對采購活動中產生的公告的信息及政策法規、采購指南、行業動態等信息。

              2.1.2 內容管理系統

              該子系統可實現對采購網站的在線編輯,網站欄目的設計維護,網站信息的分權限的發布審核等其他內容。

              2.2     系統配置

              2.2.1 系統配置支撐系統

              該子系統實現用戶組織機構管理、系統權限管理、業務流程定義、審批流程定義、系統日志管理、參數設置工作。

              2.3     采購支持

              2.3.1專家庫管理

              該子系統實現專家網上注冊、審核、管理、查詢、統計等功能。

              2.3.2專家抽取

              該子系統實現按照預先設定的抽取人數、專業需求和回避要求等條件,使用電腦隨機抽取。

              2.3.3 專家自動語音通知

              該子系統實現系統通過電話、短信自動通知專家參與相關評標、談判等會議。

              2.3.4專家評價

              該子系統實現專家使用情況評價功能,可以根據需要設定不同的量化考評指標。

              2.3.5 供應商管理

              該子系統實現供應商網上注冊、審核、管理、查詢、統計等功能。

              2.3.6供應商評價

              該子系統實現供應商投標情況評價功能,可以根據需要設定不同的量化考評指標。

              2.3.7 采購人管理

              該子系統實現采購人網上注冊、核對、管理、查詢、統計等功能。

              2.3.8采購代理機構管理

              該子系統實現采購代理機構網上注冊、審核、管理、查詢、統計等功能。

              2.3.9商品庫管理

              該子系統實現采購品類的維護功能。

              2.4     采購業務

              2.4.1采購計劃

              該子系統實現采購計劃的申報、審核、修改和查詢等功能,即能滿足內部采購計劃申報的管理,又能使相關人員及時掌握公司的采購動向。同時,解決了采購事項和采購方式變更的申請、審核、審批。

              2.4.2委托管理

              該子系統實現委托登記、受理委托、起草委托代理協議和簽訂委托代理協議功能。

              2.4.3項目管理

              該子系統實現招投標業務、詢價業務、廢舊物資拍賣業務的網上流轉與審批。

              2.4.4招標文件制作系統

              該子系統實現招標文件的模塊化、電子化編制。

              2.4.5投標文件制作系統

              該子系統實現投標文件的模塊化、電子化編制,完成后可進行網上投標。

              2.4.6電子開評標系統

              該子系統實現網上簽到、開標、通過預置的評分標準網上評標等功能。

              2.4.7 網上競價

              該子系統實現傳統招標方式和拍賣技術的網絡化,供應商可通過網絡進行出價,同時支持拍賣和反拍兩種完全不同的競價方式。

              2.4.8 詢比價

              該子系統實現向一家或多家供應商發出自定義詢價單,多家供應商網上報價后,采購方通過在線比質比價并與供應商進行談判性磋商的采購形式。

              2.4.9 網絡談判

              該子系統實現競爭性談判的網絡化,供應商和招標人可在線進行談判,在線報價。

              2.4.10 檔案管理

              該子系統實現系統自動歸集項目過程中產生的需要歸檔的文檔,并實現檔案移交、銷毀、查詢等功能。

              2.4.11合同管理

              該子系統實現電子合同的編制,可預置各種模板,自動生成合同內容等,并可支持合同的在線審批。

              2.4.12 招標財務

              該子系統實現招標過程中各種費用的收取,并可自動生成憑證。

              2.4.13 統計分析

              該子系統實現收集系統中的基礎信息和項目采購各環節的過程信息,在此基礎上將數據進行整理后展現給用戶使用和分析。

              2.4.14采購監督

              該子系統實現對項目運行過程中各個環節的監控,包括時間點監控、內容監控等。

              2.5     增值服務

              2.5.1  離線開評標

              該子系統實現無網絡環境下的在線評標,可支持數據導出后,在無網絡環境下評標,之后將數據導入原系統。

              2.5.2 招標在線直播平臺

              該子系統實現了項目的招標在線直播和互動功能,為招標活動參與人提供了一個可控權限范圍內的音視頻溝通平臺, 實現了項目開標會、項目評審會、投標人遠程講標等各類功能。

              2.5.3網上支付

              該子系統實現標書費、保證金、中標服務費等的在線支付。

              2.5.4 視頻監控

              該子系統通過安裝在開標會現場的音視頻采集點進行內容采集,把信號傳送到會場外的網絡視頻處理服務器中對信號進行采集、壓縮、發布供點擊直播,實現授權客戶端都可以通過互聯網實時直播。

              2.5.5 CA集成

              該子系統實現與CA的對接,實現登錄認證等功能。

              2.5.6電子簽章集成

              該子系統實現系統電子簽章,包括在線報價簽章、合同簽章等功能。

              2.5.7短信平臺

              該子系統實現軟件系統過程中短信分發功能,支持自動發送與手動發送。

              2.5.8郵件服務

              該子系統實現軟件系統過程中郵件分發功能,支持自動發送與手動發送。

              2.5.9 傳真服務

              該子系統實現軟件系統過程中發送傳真功能,支持自動發送與手動發送。

              2.5.10即時通信

              該子系統實現與QQ等工具類似的功能,并可與流程系統對接,完成任務到達提醒,項目信息推送等功能。

              2.5.11財務管理子系統

              該子系統可以與主流財務軟件對接,自動生成招標相關費用憑證、共享財務數據等功能。

                也可以使用我們自主研發的招標財務管理子系統,實現在線標書費收繳、保證金收繳及退還、服務費收繳等管理功能,同時生成程式費用憑證及財務報表等。

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